Internationaal ondernemen: hier moet je rekening mee houden

Tim Tax to the rescue

Ga je Internationaal ondernemen? Dan kan dat gevolgen hebben voor de BTW op jouw verkoopfactuur. Waar moet je rekening mee houden als je je service (dienst) aan een buitenlandse klant verleend? Qollega Tim Verhoeven aka Tim Tax is belastingadviseur voor de entertainment, media en creatieve industrie en kent de internationale belastingzaken op z’n duimpje. Komt dat even goed uit! In dit blog lees je welke BTW-smaak voor jou van toepassing is. 

Freelancen voor een Internationale klant. Soms ga je daarvoor ook daadwerkelijk naar het land toe waarin de klant is gevestigd. Maar nu nog vaker dan voorheen, zie je dat bepaalde diensten ook op afstand worden verricht. Vanuit je home office of bijvoorbeeld vanuit je camper terwijl je door Portugal reist. Op het moment dat je voor een buitenlandse klant jouw service aanbiedt dan kunnen zich vijf ‘smaken’ voor doen. Het vertrekpunt hierbij is Nederland, waar je als freelancer met je onderneming bent gevestigd. Ben je niet gevestigd in Nederland dan kan je de informatie in dit artikel niet toepassen op je eigen situatie. Ook kan je de informatie niet toepassen als je een uitgezonderde dienst levert. Kijk hiervoor op de website van de Belastingdienst welke uitgezonderde diensten er zijn en of dit van toepassing is. Neem zodoende ook even contact op met je boekhouder, adviseur of accountant.

Om te weten te komen welke BTW-smaak bij jouw situatie past, dien je jezelf telkens dezelfde vragen te stellen. De antwoorden op onderstaande vragen zorgen er straks voor dat jij straks een goede factuur stuurt, en de juiste bedragen bij de juiste vragen in de BTW-aangifte vermeld. In dit gastblog deelt Tim pragmatische handvatten, zodat je straks met BTW-zekerheid je verkoopfactuur kan sturen, maar ook beter kan sparren met je boekhouder of accountant.

Stel jezelf deze vragen

Lever je een dienst (service) aan een buitenlandse klant dan kom je met een bepaald vragensetje altijd bij het juiste antwoord. Achter de antwoorden die jij geeft staat vervolgens de vervolgstap zodat jij nu, maar ook straks, gemakkelijk tot het juiste antwoord kunt komen.

Verricht ik mijn dienst voor een ondernemer of een particulier (consument)?

a.     Ondernemer 

b.     Particulier

En waar in de wereld is de ondernemer of particulier gevestigd?

a.     Ondernemer binnen de EU (ga naar volgende vraag)

b.     Particulier binnen de EU (ga naar smaak 3)

c.     Buiten de EU (ga naar smaak 4)

Als het een ondernemer is, heeft deze wel of géén eigen BTW-nummer?

a.     Wel BTW-nummer (ga naar smaak 1)

b.     Géén BTW-nummer (ga naar smaak 2)

Soms weet je niet direct het antwoord op één van deze vragen. Dat betekent dat je deze informatie nog dient op te vragen bij je buitenlandse klant. Standaardiseer deze vragen, zodat je nooit achteraf voor verassingen kom te staan.

Dit zijn de verschillende BTW-smaken

1. Ondernemer binnen EU met BTW-nummer: bij het werken voor een EU-ondernemer (buiten Nederland) met een BTW-nummer hoef je géén Nederlandse BTW te rekenen. In plaats daarvan vermeld je op je factuur dat je de BTW verlegd naar de EU-ondernemer. De Nederlandse tekst hiervoor is ‘BTW verlegd’ en in het Engels is dit ‘reverse charge’.

Om de BTW te mogen verleggen dien je het BTW-nummer van de buitenlandse klant op te vragen, deze te verifiëren en vervolgens te vermelden op je factuur. Het verifiëren van het BTW-nummer kan via deze website maar sommige administratieprogramma’s kunnen dit ook.

Klopt het BTW-nummer en is de factuur verstuurt? Dan dien je de omzet in een aparte rubriek op te geven in je BTW-aangifte. Dat doe je door de omzet op te geven bij vraag 3b van de BTW-aangifte. Vervolgens dien je bij vraag 3b ook een Opgaaf van ICP-prestaties te doen, waarop je het buitenlandse BTW-nummer en omzet vermeld. ICP betekent Intra Communautaire Prestaties en de Belastingdienst stuurt deze gegevens ter controle naar het andere EU-land. 

2.  Ondernemer zonder BTW-nummer: als de buitenlandse klant wel ondernemer is maar géén BTW-nummer heeft, omdat die bijvoorbeeld is vrijgesteld, dan hoef je ook géén Nederlandse BTW te rekenen. De omzet hoeft dan ook niet vermeld te worden bij vraag 3b in de BTW-aangifte en je hoeft geen ICP-opgave te doen. Het is dan wel verstandig om een verklaring (of andere informatie) te hebben dat de ondernemer geen BTW-nummer heeft. 

Wanneer kan er sprake zijn van deze situatie? Bijvoorbeeld als een buitenlandse culturele instelling niet geregistreerd is voor BTW, omdat haar activiteiten zijn vrijgesteld in haar land. In dat geval kan jij de BTW niet verleggen omdat je geen buitenlandse BTW-nummer hebt én deze dus ook niet kan vermelden op je factuur en eventuele ICP-opgave.

3.   Particulier binnen de EU: bij het werken voor een particulier/consument in de EU (buiten Nederland), hoef je geen Nederlandse BTW te rekenen, maar moet je buitenlandse BTW rekenen. Er moet dan eigenlijk een buitenlandse BTW-nummer worden aangevraagd, zodat je in het land van het optreden BTW-aangifte kan gaan doen. Dit levert veel administratieve rompslomp op als je (a) particuliere klanten in veel verschillende EU-landen zijn gevestigd en (b) de omzetten per land marginaal zijn.

Om dit te voorkomen geldt er vanaf 1 juli 2021 één uniform drempelbedrag van € 10.000 voor alle leveringen van zowel goederen als diensten aan particulieren. Maar ook voor alle lidstaten tezamen. Kortom, opletten geblazen. Blijf je als freelancer onder het drempelbedrag van € 10.000, dan hoef je géén buitenlandse BTW te rekenen, maar mag je Nederlandse BTW rekenen, die je ook opgeeft bij je Nederlandse omzet in de BTW-aangifte. Overschrijdt je de drempel in één jaar dan moet je vanaf dat moment buitenlandse BTW rekenen of kan je aanmelden voor het nieuwe éénloketsysteem van de Belastingdienst. Het volgende jaar mag de drempel van € 10.000 dan niet meer worden gebruikt.

4.  Buiten de EU: voor diensten buiten de EU hoeft helemaal geen BTW gerekend te worden, ongeacht of het aan ondernemers of particulieren is. Kleine kanttekening hierbij is dat landen buiten de EU een omzet-drempel kunnen hebben, waarbij je bij overschrijding ervan verplicht bent een BTW-nummer aan te vragen en buitenlandse BTW-aangiften te doen. Bijvoorbeeld Australië, in dit land dien je te registreren voor de BTW (GST) als de omzet in een jaar AU$ 75,000 overschrijdt.

De andersom situatie

De tegenovergestelde situatie kan zich ook voordoen: jij huurt als freelancer een andere freelancer in, die in Nederland remote aan het werk is of vanuit het buitenland een dienst levert. Als jij een dienst inkoopt uit het buitenland dan kan de BTW aan jou worden verlegd, omdat jij je BTW-nummer hebt gegeven aan de freelancer. Als die uit een EU-land komt moet je de factuurwaarde vermelden bij vraag 4b van de BTW-aangifte en de bijbehorende BTW aangeven, maar mag je die gelijk ook aftrekken als voorbelasting bij vraag 5b.

Heb je nog vragen over de BTW-regels als je voor een buitenlandse klant werkt. Neem dan gerust contact op met Tim. Ook voor andere (internationale) belastingvraagstukken kan je altijd bij hem terecht. Zo helpen we elkaar altijd verder. In onze Qommunity zit een kennis waar je Q tegen zegt. Word Qollega en join meteen het leukste freelance netwerk.