Elke woensdag hebben we een netwerklunch met Qollega’s waar er maar één vraag belangrijk is: “hoe gaat het nou écht met je?” Het gaat goed met onze Qollega’s, alleen veel klanten zijn (veel te) laat met betalen. We moeten als ‘kleine’ ondernemer wel sterk in onze schoenen staan, maar hoe pak je dat aan? We vroegen partner Penrose Law om aan te haken tijdens de lunch. Thomas en Jacobien beantwoorden de vragen uit de Qommunity.
Q: Mijn opdrachtgever is al ver over de betalingstermijn, wat kan ik doen?
A: Bedrijven proberen er nu een overmachtssituatie van te maken. Ze zeggen niet te kunnen voldoen aan de betalingsverplichting. Dat is het risico van opdrachtgever en dus geen overmacht. Actiepunten:
- Blijf herinneringen sturen.
- Geef ze een deadline tot reageren en geef helder door welke stappen je daarna door neemt.
- Als je met ze wilt blijven werken dan kun je een betalingsregeling afspreken.
- Informeer over eventuele juridische stappen die je inschakelt als ze niet betalen.
- Zet juridische stappen: schakel je rechtsbijstand in, klop aan bij een incassobureau in of een advocaat. Bij sommige incassobureaus hoef je niet te betalen totdat je iets van je factuur ontvangt (een succes fee)
Q: Mijn opdrachtgever is onbereikbaar. Hij reageert niet op e-mails, appjes, NIKS. Wat kan ik doen?
A: Blijf ze contacteren en bied aan om mee te denken. Reageren ze echt nergens op, dan kun je bijvoorbeeld ook nog een aangetekende brief versturen per post. Maak voor je eigen administratie een kopie van de brief die je gaat versturen. Je krijgt een officiële bevestiging als de klant dit heeft ontvangen. Hier vermeldt je dat dit de laatste sommatie is en dat je daarna stappen onderneemt.
Q: Mijn opdrachtgever zegt niet te kunnen betalen door corona, alleen was de opdracht voordat corona aan de hand was, wat kan ik doen?
A: Er geldt een betalingsverplichting dus ze kunnen er niet onderuit komen. Bekijk de stappen hierboven en probeer er samen uit te komen!
Q: Is de TOZO aanvraag echt een gift? En moet ik TOZO terugbetalen als ik alsnog een klus binnen haal?
A: De TOZO is aanvulling tot het sociaal minimum. Mocht je alsnog inkomsten krijgen, dan moet je dit eerlijk laten weten aan je gemeente. Heb je of ga je teveel ontvangen, dan kan de gemeente daarop handelen (zo kan de gemeente verrekenen of je verzoeken een gedeelte terug te betalen). Wees wel eerlijk, er kan alsnog gecontroleerd worden. Het is super fijn dat deze regeling er is, maar blijf opdrachten aannemen. Je wilt toch actief blijven en zichtbaar zijn voor je klanten. Wanneer je opdrachten binnenhaalt, zet in elk geval het geld van de TOZO opzij. Zo kom je niet voor verrassingen te staan als je iets moet terug betalen. Als het weinig uren zijn en je volgende maand weer voor de klant gaat werken, dan zou je de facturatie kunnen uitstellen. Dat is je eigen keuze en afhankelijk van je afspraak. Het maakt niet uit hoe laat je een factuur stuurt, want een opdrachtgever moet uiteindelijk toch betalen.
Q: Hoe kun je jezelf nog beter indekken voor overmacht?
A: Door een kopje ‘overmacht’ in je Algemene Voorwaarden toe te voegen en uit te leggen. Geef bijvoorbeeld aan dat een pandemie niet onder overmacht valt. Deze voorwaarden moet je voorafgaand van de opdracht wel van toepassing verklaren. Als de opdrachtgever niet kan betalen, is dit geen overmacht.
Q: Wat kun je doen als een grote klant ‘betere’ algemene voorwaarden heeft?
A: Het is slikken of stikken. Neem het goed door en bespreek eventuele (kleine) aanpassingen. Zoals persoonlijke aansprakelijkheid. Je kunt zelfs algemene voorwaarden uitprinten en doorstrepen of kanttekeningen maken bij de punten waar je het niet mee eens bent. Onderteken deze en stuur de PDF per mail met een kleine toelichting. Probeer er op zo’n manier samen uit te komen.
Q: Hoe kan ik, als de klant failliet dreigt te raken, alsnog tot een oplossing komen?
A: Haal alle spullen weg van kantoor als je dit nog daar hebt liggen! Probeer in elk geval een gedeelte van de factuur alsnog betaald te krijgen. Doe moeite voor je geld maar wees ook zuinig met je energie. Het kost echt veel tijd en dus energie.
Q: Is een opdrachtbevestiging altijd van belang? Wanneer stuur je een opdrachtbevestiging en wanneer stuur je algemene voorwaarden?
A: Stuur altijd beiden mee met elke opdracht die je doet, ook kleine opdrachten. Heb je een opdracht aangenomen, stuur dan de opdrachtbevestiging als reactie en verklaar de algemene voorwaarden van toepassing.
Q: Stel: je wordt betaald voor een evenement en deze evenementen gaan allemaal niet door. Hoe kom ik dan alsnog aan mijn geld als ik er wel al tijd in heb gestoken?
A: Bekijk goed wat je hebt afgesproken en overleg met je opdrachtgever. Stuur achteraf alsnog een factuur. Los van de overeenkomst kun je mogelijk stellen dat de opdrachtgever door jou ‘onrechtvaardig is verrijkt’. Tip: als je een langetermijnopdracht doet met tussentijdse opdrachten, kader dit van tevoren heel goed uit. Als je een projectprijs hebt afgesproken, deel hier ook je uurprijs als er veranderingen komen.
Heb je hierna nog een brandende vraag? Ga naar de website of bel de pro-bono hotline van Penrose Law: +31 (0)20 2400703. In het Qollega membership helpen we je het hele jaar door met dit soort serieuze zaken. Zet jezelf daarom nog even op de wachtlijst voor de grote launch!